Kleding update nr. 13

Kleding Update nr. 13 – november 2017

Vandaag hebben we een kleding update voor je in de vorm van een interview. Daaronder hebben we een planning gezet, zodat je een beeld krijgt bij wat er allemaal nog op stapel staat en op welk moment. Veel leesplezier!

Aan het woord: Jan de Waard

Hoe komen de beslissingen over de nieuwe ambulancekleding tot stand? Daarover kunnen verschillende leden van de Projectgroep Kleding meer vertellen. In deze Kleding Update vertelt Jan de Waard er graag over vanuit zijn betrokkenheid bij de kennisgroep Facilitair Managers en als Hoofd Bedrijfsbureau en waarnemend Algemeen Manager van de RAV Hollands Midden.

Emotieproduct

"Kleding is een emotieproduct. Iedereen heeft er wel een mening over, het betekent veel", begint Jan de Waard. "Ook in organisatorisch opzicht is de implementatie van de nieuwe kleding van grote impact", voegt hij er aan toe. De inkoop ervan doen de zesentwintig zelfstandige RAV’s samen. "Overal in het land lijkt de ambulancekleding op het eerste gezicht hetzelfde, maar er zijn echt verschillen. De RAV’s hebben nu nog ruimte voor wat couleur locale. Straks is er één nieuwe kledinglijn voor alle ambulancemedewerkers." 

Het zal nog wel tot 2020 duren voordat iedereen in die nieuwe kleding loopt, verwacht De Waard. "De inkoop doorkruist bestaande contracten van de RAV’s. Sommigen hebben echt nieuwe kleding nodig. Bij RAV Hollands Midden waren we al begonnen aan een vervangingstraject en zijn daarmee gestopt. We zitten echt te wachten. Anderen hebben net nieuwe kleding aangeschaft en die gaat nog wel even mee."

Was

Kleding moet gewassen worden, ‘bewassing’ heet dat in vaktermen, en dat is een logistiek vraagstuk op zich. “Bij RAV Hollands Midden hadden we tot nu toe een leasecontract voor onze kleding, daar zat de bewassing bij in. Straks is dat anders als we kleding zelf inkopen", legt De Waard uit. "Leaseconstructies zijn bijna niet meer mogelijk. Veel diensten nemen op dit moment kleding af bij het bedrijf dat ook de bewassing verzorgt. De vraag is of de leverancier van de nieuwe kleding ook voor de bewassing kan zorgen." 

Ook geeft hij aan dat keuzes over de bewassing mede bepalen hoeveel kleding een RAV moet inkopen. "Als de wasserij elke dag langskomt, heb je per medewerker al genoeg aan drie broeken. Komt de wasserij maar één keer in de week, dan heb je veel meer nodig, wel 8 broeken per medewerker. De totale voorraad kleding die je nodig hebt, hangt dus ook weer af van de afspraken die je maakt over bewassing." Hoeveel kleding is er nodig? "Het gaat echt om grote aantallen. We hebben om te beginnen ongeveer zo’n 30.000 broeken nodig en bijvoorbeeld zo’n 10.000 jassen", schat de Waard. "Maar de precieze aantallen moeten we goed inventariseren." En het blijft niet bij de eerste voorraad: "Een broek gaat zo’n 50 wasbeurten mee, daarna moet de kleding vervanging worden. Verder heb je extra kleding nodig omdat er jaarlijks zo’n 6 à 7% nieuwe medewerkers bijkomen in de organisatie," zegt De Waard.

Keuze leverancier

De keuze over hoe de kleding eruit gaat zien, is gemaakt. "Het is mooie, geavanceerde kleding en het ontwerp is goed doordacht", vertelt hij. Nu is het zaak voor de projectgroep om de juiste leverancier te selecteren. Dan spelen weer andere criteria. Jan de Waard: "Het gaat over zaken als levertijd en naleveringen, levensduur van de kleding, de kosten en de  beschikbaarheid en toegankelijkheid van de leverancier. Ook denken we in de projectgroep Kleding na over wat er gebeurt als een leverancier failliet gaat: kunnen we dan de voorraden overnemen? Kunnen we dan hetzelfde uniform zelf ergens ander laten maken?" 

De inkoop van de kleding is verdeeld in twee percelen: bovenkleding (de vesten met zichtbaarheidsstrepen) en de rest van de kleding. Er is één partij die alleen meedoet in de gunning van de bovenkleding, één partij die alleen voor de rest van de kleding in de race is, en vier partijen die in beide percelen meedoen. "Voor beide percelen maken we een keuze. In theorie is het mogelijk dat we twee leveranciers kiezen, één voor de bovenkleding met de reflectiestrepen en één voor de rest van de kleding", zegt De Waard.

Dienstverlening

"In de gunningsfase maak je afspraken over de dienstverlening. Die wordt straks vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA)", legt De Waard uit. "Elke RAV heeft de logistiek rondom de kleding op een andere manier geregeld. Op een kleine post werkt het anders dan in een grote stad. Bij sommige RAV’s is er één contactpersoon die alle kleding bestelt. Bij andere RAV’s is dat op teamniveau geregeld en zijn er twintig man die mogen bestellen. Wij moeten nu de afspraken zo maken dat de leverancier met al die werkwijzen overweg kan. Wij bepalen hoe er gewerkt wordt, nu en in de toekomst, en willen voorkomen dat de leverancier ons gaat voorschrijven hoe naleveringen georganiseerd moeten worden."

Optimale keuze maken

"Er is grote betrokkenheid bij het kledingtraject," vertelt De Waard. "Als projectgroep luisteren we naar de mening van de Klankbordgroep Kleding. Het is geen eenvoudige beslissing, we hebben het over zesentwintig zelfstandige bedrijven die onderling ook nog eens van bedrijfsvorm verschillen. Ga maar eens met zesentwintig man een jas kopen. We willen het zo zuiver mogelijk houden en de optimale keuzes maken."